Il servizio protocollo si pone l’obiettivo primario di garantire la registrazione della
documentazione amministrativa trasmessa all’amministrazione comunale dal cittadino utente e la
gestione dei flussi documentali all’interno dell’Ente, garantendo, così, la trasparenza dell’attività
amministrativa.
Il servizio, inserito all’interno dell’Ufficio Affari Generali, facente parte del Settore della Governance, svolge la seguente attività:
_ registrazione dei documenti amministrativi in entrata attraverso l’attribuzione di un
numero progressivo di protocollo generale che permette l’identificazione degli stessi e la
certificazione attestante la ricezione del documento anche ai fini procedimentali e probatori
ai sensi della L. 241/1990;
_ smistamento e distribuzione della documentazione pervenuta agli uffici competenti;
Il protocollo viene gestito con un sistema informatizzato ai sensi della vigente normativa e la documentazione viene distribuita, in formato cartaceo, agli uffici competenti.
La posta in arrivo perviene all’ufficio attraverso:
_ la consegna diretta a mano da parte del cittadino durante il normale orario di apertura al
pubblico:
_ il ritiro presso l’ufficio postale di Frosinone;
_ fax o posta elettronica o posta elettronica certificata
Si provvede quindi all’apertura della posta ricevuta, alla protocollazione in entrata dei
documenti ed alla consegna ai relativi responsabili.
I documenti vengono smistati ed inseriti nelle rispettive cartelle dei vari responsabili e vengono consegnate dai commessi comunali in prima mattinata.
La documentazione in partenza viene registrata a cura degli uffici competenti che provvedono a consegnare il documento al commesso per l’inoltro all’ufficio spedizioni, che provvede alla spedizione stessa tramite consegna all’ufficio postale.
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